Dr.Shilova
ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

История одной командной встречи

 04.12.2017

В этой статье я расскажу историю одной компании, которая во время введения масштабных изменений в организации работы чуть было не растеряла весь свой штат профессиональных сотрудников. И как одна вовремя проведенная встреча команды помогла восстановить желание сотрудников работать в компании. История реальная, в статье использованы цитаты нашей переписки с руководителем компании. Названия компании и имена героев вымышлены из соображений конфиденциальности.

Началось всё с того, что в начале апреля позвонил наш коллега и спросил: «Можете провести командную встречу для компании «РазДваТри»? У них изменения в компании вводятся, не совсем всё идет так, как хочется, нужен продуктивный однодневный workshop». «Конечно, можем! Проведение командных встреч – от 3-х часовых workshop до 3-х дневный стратегических сессий – наша специализация и любовь!» «Окей. Тогда с вами свяжется представитель компании Наталья».

Звонит Наталья, HR-директор компании «РазДваТри»: «Так и так, нужна встреча команды, причём срочно, через неделю приезжают боссы из Австралии, хотят всех собрать и расставить точки над «I». Обычно я провожу такие встречи, но я …. увольняюсь…. Вот вам скайп Андрея, можете с ним обсудить все вопросы».

Связываемся с Андреем. Он территориально в Варшаве, руководит польским филиалом компании «РазДваТри». Команду, в которой будет проводится встреча, знает заочно. Пытаемся выяснить, какой результат хотят от встречи. Андрея явно результат встречи мало интересует, как и сама встреча. Переправляет нам три вопроса, которые хотели обсудить боссы из Австралии. Из точной информации – встреча через 5 дней, будет 50 человек. Просит отправить нам наше видение встречи. Оперативно на выходных встречаемся с Анной Руденко и пока дети прыгают на батуте составляем сценарий встречи.

Ответ от Андрея приходит быстро. Предлагаемый нами вариант встречи утвержден. На счет заходит предоплата. Начинаем готовится по полной.

За четыре дня до встречи со мной в вайбере связывается Оксана, директор филиала компании «РазДваТри», с сотрудниками которого мы будем проводить рабочую встречу. После обсуждения организационных моментов – зал, оборудование, регламент, кофе-паузы и т.д. понимаю, что наконец-то я могу поговорить с человеком, который знает команду изнутри. Аккуратненько спрашиваю, какое настроение у сотрудников перед встречей. После некого молчания мне в вайбер приходит длинное сообщение с результатами анонимного анкетирования ребят относительно сложившейся ситуации.

Цитирую некоторые пункты:

«…Многие новые инструменты и архитектурные решения разрабатываются кулуарно очень ограниченной командой. Для других инженеров такая модель снижает мотивацию, поскольку сводит почти к нулю возможность влиять на техническое развитие компании».

 «…Считаем необходимым вернуть открытое обсуждение архитектур всех основных инструментов через почту».

«…Роль и обязанности XXX Manager — почему о нем знает только Y команда? Наплевательское отношение к тестированию моделей и формул, выпиливание новой “фичи” практически всегда идёт с игнорированием результатов даже тех скудных тестов, что есть сейчас. В результате вносятся огромные количества регрессий, что блокирует работу других команд, а сама починка проблем выглядит как “если мы не видим проблему — её не существует».

 «….Откровенная публичная дезинформация по работе продукта: демонстрация не упавших формул еще не означает наличие работающих в нужном режиме компонент. Геморроя становиться больше, интересных задач все меньше. Есть ли планы подкидывать денег или хотя бы график ПР?»

Время после 22.00. Продолжаем переписку.

Оксана: Елизавета, выше я поделилась, скажем так, самым сокровенным. Подборка вопросов и изречений, которые волнуют ребят. Так, чтобы понять общее настроение…

Я: Оксана, спасибо, что отправили прямые отзывы ребят. Это очень важно для понимания ситуации и тактики ведения группы во время работы. Насколько бы Вы оценили степень неудовлетворенности ребят сейчас по 10 бальной шкале?

Оксана: Как вам сказать… 9-ый месяц нестабильной ситуации, вначале сокращение коллектива (с хорошими премиальными), но всё же с осадком на душе после… После очередная волна увольнений. Я бы так ответила — шанс есть ). Основное недовольство , что нет понимания и определенности. Сейчас основной напор развития пошел на Австралию. Хотя мы все предыдущие 5 лет стабильно росли и развивались с прекрасными перспективами. Я со своим оптимизмом поставила бы итоговую троечку…

Я: Сколько баллов планируете после встречи?

Оксана: Хотелось бы вытянуть на середину, твёрдую 5-ку… Сразу по результату возможно и выше будет, позже снова вернётся на уровень ниже.

После полученной информации обсуждаем ситуацию с Анной Руденко. Понимаем, что команда эмоционально даже не «в нуле», а «в минусе». Продумываем наши действия на случай деструктивного конфликта, вероятность которого при таком фоне очень велика.

Проверяем нашу готовность очень тщательно. Так как команда большая и деструктивно настроена, мы запланировали объединить их в две группы по 25 человек, и работать параллельно. Поэтому, нам очень важно, чтоб наши действия были синхронны. Все должно быть симметричным – даже цвета листов для ответов, формат плакатов и ярлыки для расставления приоритетов.

Утро дня встречи. Мы на месте раньше всех. Развешиваем две фасилатационные доски, плакаты. Начинают приходить участники. Смотрят на нас с опаской или безразличием. Половина сразу открывает ноуты и уходит в работу.

Знакомимся с боссом из Австралии. Он переживает, что много людей и не все будут участвовать в обсуждении. Успокаиваю. В том, что все будут вовлечены, мы как раз уверены на 100%. Это ж ToP-фасилитация, детка! Она вытащит из ноута даже самого интровертного айтишника)

Начинаем по расписанию. Приветственное слово босса о миссии, целях и т.д. Вместо запланированных 15 минут, все 30. Участники молча слушают, кто-то погружается в телефон, кто-то в ноут… Начинаем переглядываться с Анной, это ж уже наше время… Время, которое даст ответы и поможет вытянуть команду… Ну ладно, адаптироваться к новому графику нам не привыкать.

Ура! Получаем группу в работу. И…понеслась. Работали целый день с обедом на 40 мин и двумя короткими кофе-паузами. Первые 5 минут группа к нам привыкает. На 6-й участники уже говорят больше, чем мы вместе взятые. Наша задача – рулить группой по проложенному маршруту встречи. Рулим.

Первый вопрос «Какие у нас есть сложности в XYZ-сегменте?» прошли достаточно быстро. Видно, что накипело у ребят. Пишут, обсуждают. Замечаю, что не боятся называть вещи своими именами, даже иногда драматизируют. Слышно с разных столов: «Так и пиши! Пусть знают!». Значит, здоровая атмосфера открытости в команде есть, сбились только в организационных моментах.

Знаем, что дальше будем работать с полученными ответами. Поэтому, даем установку, что никаких НЕТ ДЕНЕГ, НЕТ ВРЕМЕНИ, НЕТ КАДРОВ. Как мы будем потом улучшать то, чего НЕТ?! Вначале недоумение – так реально нет! На помощь приходит плакат с альтернативами слова НЕТ и НЕДОСТАТОЧНЫЙ. Более 20 вариантов. Сразу все становиться на свои места. Работа кипит. Вначале в парах, потом в группах, потом переходим на обсуждение всей командой. Все ноутбуки закрыты. Босс сам в шоке от происходящего. Есть первый результат встречи. Выделили проблемы в процессе XYZ  и провели их категоризацию: ТОП-5 самых-самых. Сработали с Анной как в синхронном плавании. Молодцы! Фух, первая кофе-пауза.

 

Второй раунд.

Выделенные сложности – это хорошо. Теперь важно, что с ними делать. Второй обсуждаемый вопрос: «Что МЫ, сотрудники компании «РазДваТри», сделаем для решения этих сложностей?». Сразу ощущаем холодок и волну сопротивления «Ну понятно… Опять мы все должны делать… Мы и так все делаем… Когда уже там делать начнут…».

Метафорами и примерами все-таки раскачиваем группу, что они тоже могут повлиять на ход событий в этой пока невеселой истории. Начинают работать. Сначала неохотно. Потом, видим, что включаются. Вывешиваю плакат, что значит МЫ СДЕЛАЕМ, чтоб не пошли писать рекомендации всем и вся. Время обсуждения в парах выходит, но работа еще кипит. Даём дополнительные минуты. Начинаем обсуждение всей командой. Ребята размещают свои варианты действий вокруг выявленных ТОП-5 сложностей, чтоб нагляднее было, и рассказывают. Все включены. Одобряют, задают вопросы, объясняют. Все сами. Мы с Анной только за временем следим. Когда предлагаются действия вне зоны ответственности участников, сами ребята поправляют авторов: «Ты это сделаешь? Так чего пишешь? Снимай или переформулируй!»

В итоге еще через 2 часа на каждую из ТОП-5 сложностей предложено 4-6 действий, которые смогут сделать сами. Видно, что довольны. Ощущение, что многое зависит от тебя уменьшает чувство безысходности. Но мы не останавливаемся. Знаем, что если закончить с 25-ю действиями, то из них сделают 5. И не факт, что самые главные. Поэтому, следующий шаг – категоризация действий по трем параметрам: времени выполнения, ожидаемой эффективности и финансовым ресурсам. Так, есть. Всё наглядно – появились желтые, синие, зеленые наклейки . Теперь порядок. Все довольны результатом. Объявляем обед.

Как доктор в прошлой жизни понимаю, что после обеда вся кровь из головы участников уйдёт в кишечник для переваривания и всасывания съеденного. И они начнут засыпать. Поэтому, у нас приготовлено упражнение, чтоб взбодриться и чтоб ощутить силу и мощь команды в преодолении трудностей. Так и делаем. Весело. Шумно. Проснулись.

Помните, что 50 человек работали в двух командах. Теперь пришло время объединиться в одну большую. Однако для начала очень интересно посмотреть, что же наработали коллеги в другой группе. Организованно смотрим презентации коллег. «Так и у нас то же самое!» «И мы об этом писали!». Так и есть 80% сложностей и действий совпало. Значит достигнуто общее понимание ситуации. Прекрасно! После обмена наработанными идеями переходим к самому важному. Без этого этапа все выше сделанное будет просто «бла-бла-бла».

Что за этап? Этап реализации. Кто конкретно будет отвечать за выполнение? Когда будет сделано? Как остальные узнают? Какие ресурсы необходимы? На этом этапе важно не назначить сверху, когда возникает ощущение «ну вот, инициатива наказуема», а передать ответственность участникам. У нас это получается. Появляются три желающих на координацию главных действий для решения сложностей. Ребята сами расставляют сроки и указывают, что им необходимо для выполнения. Всё идет «как по маслу». Идем по графику, пора «закругляться». Все конкретизировали. Когда участники сами начинают фотографировать стену, понимаю, это для них очень важно. Приняли и сделают.

Начинаю подводить итоги. Прошу осмотреть зал и рассказать, что мы сегодня делали. Это легко – все стену увешаны результатами работы команды. «Поднимите руки, кто хотел идти на сегодняшнюю встречу?» Поднимается до 10 рук… «А кто сейчас рад, что эта встреча состоялась?» Все! Мой внутренний фасилитатор ликует. «Мы за 8 часов разобрали и договорились обо всем, что не могли сделать уже полгода!» — говорит один из участников. «Кто ощущает уверенность, что прописанные действия можно осуществить?». Большинство. «Кто хочет что-то сказать коллегам?». Выступают, даже тянуть никого не нужно. Видно, что хочется поделится. Босс из Австралии тоже выступает со всеми. Кто не знает, так и не поймет уже, что это босс. Просто один из команды.

Договариваемся об отправке фотопротокола на почту. Делаем общее фото команды (без нас естественно, только те, кому реализовывать) и … пока-пока!

Перекидываемся обратной связью с боссом из Австралии. Он явно доволен результатом работы. Благодарит.

Уставшие и безмерно довольные мы с Анной  складываем наши рабочие инструменты и едем домой, обсуждая “острые” моменты встречи.

Однако знаю, что первая реакция на происходящее больше эмоциональная, потом включается мозг со своей рациональной оценкой. Пишу на следующий день директору

Я: Оксана, доброе утро! Как ребята после встречи?

Оксана: Доброго дня и вам! Вот только закончили обсуждения. Спасибо вам хочу сказать – так как на сегодня это действительно возымело результат. Теперь важно, получить фидбек топ – менеджмента. Ведь проблемы то не надуманные — и пересекаются, в независимости от проекта/пола/настроения. Теперь есть факты/фото факты, что проблемы реальные и запала команды хватает, даже сейчас двигаться вперед.

Я: Рада, что у ребят добавилось задора. Теперь действительно важно сделать те шаги, о которых договорились. У меня сложилось впечатление, что это общая заинтересованность, поэтому верю, что у вас получится сдвинуть с места эту кучу проблем. Отправляю фото, перекиньте ребятам для поддержания позитивного настроя) Остальные фотодокументы перевожу в цифру и отправлю до конца недели.

 После полученной информации можено погрузиться в состояние полной удовлетворенности сделанной работой.

Через месяц после встречи. Звоню директору, немного волнуюсь. Хватило ли мотивации от встречи на реализацию?

Я: Оксана, добрый день! Прошёл месяц после нашей рабочей встречи. Хотелось узнать, насколько внедряются намеченные планы? Какая текущая степень неудовлетворенности команды? (Было 3 балла из 10 перед встречей). Буду благодарна за обратную связь.

Оксана: Добрый  вечер! Рада вас слышать. Уверена, что мы выходим на твёрдую 7-ку . По сути-то проблема лежала в коммуникациях. И одна правильная командировка с правильным посылом смогла дать многое всей команде. Прогресс очевиден.

Спасибо вам! Растормошились ребята, и это на может не радовать.

Я: Оксана! Как здорово то, что Вы говорите. Очень-очень-очень рада, что команда вышла из «штопора» и пошла вперёд. Ребята-то хорошие и у компании идеи верные. Ура! Поддерживайте начатое! Вы сделали мой вечер этой хорошей новостью.

Оксана: Приятно творить добро. Это моя скромность.) На самом деле, как зашоренные лошадки топали — все всё понимают, а результата и коммуникации нет. Вот и оглянулась со стороны — благодаря вам! Спасибо!

Я: Коммуникации и взаимодействие в командах — сейчас одна из самых актуальных задач во многих сферах. Все знают что делать, знают как… а вот обсудить, услышать каждого, найти общее решение, захотеть его делать… это основная задача. Очень рада, что мы были полезны Вашей команде! Спасибо, что доверили.

Оксана: Хорошего вам вечера! И ещё раз низкий поклон.

Мне не дает мне покоя длительность положительного влияния проведенной встречи на результаты. Созваниваемся два месяца спустя.

Я: Оксана, добрый день! Прошло уже более 2-х месяцев после встречи. Очень хочется надеяться, что положительная динамика поддерживается. Если Вам не сложно, скажите, пожалуйста, на сколько по 10-ти бальной шкале получилось осуществить запланированные на встречи шаги?

Оксана: Елизавета, доброго дня! Со временем результат только укрепился. В общей массе мы где-то в районе 7-8. От действий компании многое также зависело.  Изменились и сами ребята, стали более уверенны и открытий с коллегами. Менеджеры также стараются поддерживать корректную коммуникацию.

Я: Оксана, здорово как! Молодцы! Очень рада слышать такое положительное продолжение истории.

Оксана: Вам спасибо за активную помощь)

Я: Приятно быть причастным к таким результатам) И ещё приятнее слышать, что маятник, который мы помогли толкнуть на старте, успешно раскачивается)

Вот такая история, друзья. История с хорошим продолжением, но не окончанием. Компания сохранила сотрудников. Сотрудники поверили в компанию и продолжили работать с пользой для себя и компании. Наладили координацию действий. Поговорили о наболевшем открыто. Приняли общие решения.

Возможно, кто-то узнал в ней те сложности, которые есть и в его компании. И это неудивительно. Сейчас время отличных профессионалов, которым иногда нужно помочь работать вместе, договариваться, принимать решения и действовать. Командные встречи с фасилататором – один из вариантов, чтоб этого достичь.

Кто-то скажет: «Да могли бы сами собраться и поговорить». Могли, конечно. А кто бы вел встречу? Босс из Австралии? Как вы думаете, смог бы он спокойно выслушивать всё, что говорят участники и не начать «давить авторитетом»?. Фасилитатор нейтрален по отношению к проблеме, поэтому он спокойно следит, чтоб все были задействованы и высказались. А потом поможет привести все высказывания к общему знаменателю.

Другой читатель подумает: «Ну прям вот от одной встречи все поменялось…». Конечно, нет. Встреча – это только старт. И от того, как будет бежать остальную дистанцию вся команда, зависит с какими результатами она придёт к финишу. Однако, от старта много зависит. И часто качество старта определяет мили-секунды отделяющие победителя от участника.

Остались вопросы – звоните. Мы открыты для встреч и обсуждений. Ощутили, что вашей команде встреча была нужна «еще вчера» — оставляйте заявку на проведение фасилитации командной работы у нас на сайте.

Зададим команде здоровый ритм!

 

С верой в силу и мудрость команды, Елизавета Шилова.

0 комментариев

Комментариев по данной теме нет.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

читайте также

Если бы я владела фасилитацией в 2012, я бы…

31.08.2018 Подробнее

Фасилитация в Мире и в Украине: вчера, сегодня, завтра

08.08.2018 Подробнее

ближайшие тренинги по теме

Внедрение системы KPI

2018/11/17 10:00 Подробнее

Внедрение системы KPI (on-line)

2018/11/22 16:00 Подробнее

услуги компании

Разработка и внедрение KPI под ключ

30.04.2018 Подробнее

Внедрение решений стратегической сессии

11.09.2017 Подробнее